Dana 1. listopada 2024. godine na snagu stupa novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenih kod poslodavca (dalje: Pravilnik). Nasljednik je to postojećeg, i još uvijek važećeg Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima, koji je donesen na temelju čl. 5. Zakona o radu.

Za razliku od svojeg prethodnika, novi Pravilnik u čl. 2. propisuje da je poslodavac dužan voditi evidenciju o radnicima koji kod poslodavca obavljaju poslove na temelju ugovora o radu; o fizičkim osobama koje za poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa i evidenciju o radnom vremenu radnika.

Evidencije se vode pisano, u papirnatom ili u elektroničkom obliku. Velika je novost ta što sada poslodavci moraju voditi evidenciju i o radnicima (i njihovom radnom vremenu) koje su im, u smislu Zakona o radu, privremeno ustupili s njim povezana društva te o radnicima koje im je kao korisnicima ustupila agencija za privremeno zapošljavanje.

Evidencija o radnicima

Poslodavac je dužan u evidenciji o radnicima za svakog radnika voditi podatke o imenu i prezimenu, osobnom identifikacijskom broju, spolu, danu, mjesecu i godini rođenja; državljanstvu, prebivalištu/boravištu, dozvoli za boravak i rad ili potvrdi o prijavi rada, ako ih je radnik državljanin treće zemlje obvezan imati, stručnom obrazovanju te ispitima i tečajevima koji su uvjet za obavljanje posla, uvjerenjima, licencama, certifikatima, datumu početka rada, nazivu radnog mjesta vrsti sklopljenog ugovora o radu, datumu prestanka radnog odnosa, odnosno prestanka rada za ustupljene radnike i datumu podnošenja prijave na obvezna osiguranja radnika kao osiguranika po osnovi radnog odnosa, uključujući i dobrovoljno mirovinsko osiguranje, ako ga poslodavac plaća te obveznog zdravstvenog osiguranja tijekom rada u inozemstvu.

Postoji obaveza vođenja i drugih podataka o kojima ovisi ostvarivanje pojedinih prava i obveza iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom propisanih Zakonom o radu te drugim zakonima i posebnim propisima, a osobito u području mirovinskog osiguranja, obveznog zdravstvenog osiguranja, poreza i doprinosa, rodiljnih i roditeljskih prava, socijalne skrbi, vršenja dužnosti državljana u obrani i kandidaturi za vrijeme predizbornih promidžbi.

Temeljne obaveze poslodavca u aspektu vođenja evidencije o radnicima, su zaštita, pohrana i čuvanje, u izvorniku ili u preslici, isprava, dokumenata i akata na temelju kojih u evidenciju unosi, mijenja ili briše podatke o radnicima. Te isprave će biti ugovori o radu, sporazumi, prijave i odjave sa mirovinskog osiguranja, rješenja, privatne isprave vezane za plaću, zaštitu na radu, stručnu izobrazbu radnika, i sl.

Također, poslodavac je dužan voditi i iskazati za svakog radnika pisani pregled prethodno navedenih podataka. Konačno, ukoliko radnik to zatraži, poslodavac mu je dužan omogućiti uvid u njegove podatke iz evidencije.

Ne treba naglašavati da se podaci kod poslodavca moraju obrađivati u skladu sa Zakonom o radu i propisima koji uređuju materiju zaštite osobnih podataka.

Poslodavac je dužan u evidenciji pohraniti i čuvati kolektivne ugovore te pravilnike o radu kojima se uređuju plaće, organizacija rada, postupak i mjere za zaštitu dostojanstva i zaštitu od diskriminacije te druga važna pitanja na koje se upućuje ugovorom o radu radnika zaposlenih kod toga poslodavca.

Načelno je pravilo da je poslodavac dužan voditi podatke od početka rada sve do prestanka radnog odnosa, međutim, danom prestanka radnog odnosa ne prestaje obveza zaštite, pohrane i čuvanja podataka, kao što ne prestaju niti obaveze čuvanja isprava i dokumenata o radnicima, od kojih svaka kategorija varira (pisani pregled podataka o radniku se čuva do isteka godine u kojoj je prestao radni odnos; ugovor o radu šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, itd.).

Evidencija o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju ugovora ili drugih propisa

Osim evidencije o radnicima, poslodavac je dužan voditi i posebnu evidenciju podataka o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa, a osobito o osobama koje su na stručnom osposobljavanju, studentima, redovitim učenicima, djeci i maloljetnicima koji rade kod poslodavca, osobama koje su na izdržavanju kazne rada za opće dobro.

Evidencija se kod takvih osoba provodi sukladno odredbama vođenja evidencije o radnicima, a isprave i dokumenti se čuvaju najmanje šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao rad tih osoba.

Radnici koje je ustupila agencija i povezano društvo

Novim pravilnikom su proširene i detaljizirane obaveze poslodavca vezane za radnike koje su ustupile agencije za privremeno zapošljavanje i povezano društvo. Dužan je tako voditi evidencije o takvim radnicima i evidencije o njihovom radnom vremenu. Svi podaci koji važe za radnike, izuzev vrste ugovora o radu (logično, zbog specifične prirode ugovora o ustupanju radnika) vode se i za ustupljene radnike. Dužnost vođenja podataka o radniku u evidenciji o radnicima koje mu je, u smislu Zakona o radu, privremeno ustupilo s njim povezano društvo te o radnicima koje mu je kao korisniku ustupila agencija za privremeno zapošljavanje, započinje danom početka rada, te prestaje danom prestanka ustupanja određenog radnika. Također, poslodavac je dužan držati dokumente koji se tiču ustupa, pogotovo sporazum o ustupanju između poslodavca i povezanog poslodavca te pisanu suglasnost radnika, ugovor o ustupanju između agencije i korisnika te uputnicu kojom agencija za privremeno zapošljavanje upućuje radnika korisniku, uvjerenja o stručnoj osposobljenosti u skladu s obvezama na temelju propisa o zaštiti na radu i druge isprave, dokumente i akte vezane za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom te prava po osnovi ustupanja radnika.

Evidencija o radnom vremenu

Proširene su i obaveze vođenja evidencije o radnom vremenu u odnosu na trenutno važeći Pravilnik (Pravilnik koji je na snazi u trenutku pisanja ovog teksta). Sada, osim imena i prezimena, datuma, ukupnog dnevnog radnog vremena, sati terenskog rada, sati pripravnosti i vremena nenazočnost, mora bilježiti i početak i završetak rada, zastoj rada, a također su proširene kategorije nenazočnosti. Poslodavac je dužan voditi i posebne podatke o radnom vremenu od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom (sati rada noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad, rad u dane blagdana ili neradnih dana utvrđenih zakonom i sl.).

Na sveučilištima, veleučilištima i znanstvenim institutima, za zaposlene nastavnike, suradnike, znanstvenike i umjetnike te u ustanovama predškolskog obrazovanja za zaposlene odgajatelje djece, radno vrijeme se evidentira na poseban način i to samo normirani oblici rada.

Evidencija o radnom vremenu radnika se vodi za obračunsko razdoblje koje je utvrđeno za isplatu plaće, točno i ažurno.

Obaveza evidencije postoji i za radnike s kojima ima sklopljen ugovor o radu na izdvojenom mjestu rada ili o radu na daljinu. Tu imamo iznimku evidentiranja radnog vremena, jer je navedeno dužan raditi radnik i dostavljati isto poslodavcu, pod pretpostavkom da je poslodavac za to zadužio radnika.

Poslodavac je dužan točno voditi evidenciju o radnom vremenu radnika uz mogućnost korištenja odgovarajućih kratica čije je značenje prethodno, u pisanom dokumentu, nedvojbeno i jasno objašnjeno. Dužan je zaštititi i pohraniti podatke o radniku iz evidencije o radnom vremenu te evidenciju čuvati najmanje šest godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom. Dužnost vođenja evidencije o radnom vremenu, na način propisan odredbama ovoga Pravilnika, započinje danom početka rada određenog radnika te prestaje danom prestanka radnog odnosa određenog radnika.

Ukoliko radno vrijeme nije moguće mjeriti ili unaprijed odrediti zbog posebnosti poslova radnika ili ga radnici određuju samostalno, poslodavac je dužan voditi podatke o radnom vremenu. 

Zaključak

Poslodavci sada svakako imaju opsežnije obaveze vezane za vođenje evidencije o radnicima, što će im svakako donijeti nove troškove. Propuštanje vođenja evidencije o radnicima ili radnom vremenu prema Zakonu o radu predstavlja najteži prekršaj poslodavca, za kojeg su zapriječene novčane kazne od 8.090,00 EUR do 13.270,00 EUR za poslodavca pravnu osobu odnosno 920,00 EUR do 1.320,00 EUR poslodavca fizičku osobu i odgovornu osobu pravne osobe.

Filip Galić, odvjetnik

Izvori:

Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca ("Narodne novine" br. 55/24.)