U ovom tekstu ćemo se dotaknuti obveza kreditne institucije prema Odluci Hrvatske narodne banke o procjeni primjerenosti predsjednika uprave, člana uprave, članova nadzornog odbora i nositelja ključne funkcije u kreditnoj instituciji (Narodne novine broj 20/21, dalje u tekstu Odluka).

Osnovna obveza svake kreditne institucije jest donijeti odgovarajuće politike za izbor i procjenu ispunjenja uvjeta za gornje osobe koje se namjeravaju imenovati u upravu, nadzorni odbor kreditne institucije kao i na poziciju nositelja ključne funkcije u kreditnoj instituciji.

Članak 38. stavak 2. Zakona o kreditnim institucijama (Narodne novine 159/13, 19/15, 102/15, 15/18, 70/19, 47/20, 146/20, dalje u tekstu ZOKI) propisuje da je uprava uz prethodnu suglasnost nadzornog odbora dužna donijeti primjerenu politiku za izbor i procjenu ispunjenja uvjeta za pojedinačne članove uprave kreditne institucije, kao i za sve članove uprave zajedno. Kreditna institucija dužna je provoditi tu politiku.   

Članak 45. stavak 6. ZOKI-ja propisuje da glavna skupština kreditne institucije na prijedlog uprave donosi primjerenu politiku za izbor i procjenu ispunjenja uvjeta za pojedinačne članove nadzornog odbora i sve članove nadzornog odbora zajedno.  Kreditna institucija dužna je provoditi tu politiku.

Također, prema članku 54. stavku 2. ZOKI-ja uprava kreditne institucije dužna je donijeti i provoditi primjerene politike za izbor i procjenu primjerenosti nositelja ključnih funkcija u kreditnoj instituciji.

Već je samim zakonskim rješenjem propisana obveza kreditnih institucija za donošenjem internih politika, dok za detaljno uređenje samog sadržaja ovih internih politika zakon upućuje na podzakonski propis koji ima donijeti Hrvatska narodna banka, kako i proizlazi iz članka 38. stavak 4. ZOKI-ja, članka 45. stavka 8. ZOKI-ja i članka 54. stavka 4. ZOKI-ja.   

U skladu i s pozivom na gornje članke Hrvatska narodna banka je donijela Odluku i u istoj kao podzakonskom propisu detaljnije propisala sadržaje ovih internih politika.

Tako je u članku 19. stavku 1. Odluke navedeno da je Kreditna institucija dužna usvojiti i primjenjivati politiku kojom će propisati ciljanu strukturu uprave i nadzornog odbora s obzirom na:

1) vrstu, opseg i složenost poslova kreditne institucije

2) profil rizičnosti kreditne institucije i

3) poslovnu strategiju kreditne institucije.

U stavku 3. članka 19. Odluke propisan je sadržaj ove Politike o ciljanoj strukturi uprave i nadzornog odbora tako da ova Politika mora svakako uključiti sljedeći sadržaj:

1) specifičnu nadležnost članova uprave i nadzornog odbora

2) odgovarajuća stručna znanja, sposobnost i iskustvo potrebne za ispunjavanje obveza iz njihove nadležnosti

3) zahtjev za uvodnu i kontinuiranu edukaciju, njihove ciljeve zasebno za upravu i nadzorni odbor kao cjelinu i njihove članove pojedinačno, stručne službe odgovorne za razvoj programa uvodne i kontinuirane edukacije, ljudske i financijske resurse potrebne za njihovu provedbu kao i postupak kojim se uređuje pravo svakog člana uprave ili nadzornog odbora da može zatražiti edukaciju

4) zahtjev za posvećenost ispunjavanju obveza iz njihove nadležnosti, uključujući i analizu koju kreditna institucija mora obaviti radi utvrđivanja može li kandidat posvetiti dovoljno vremena obavljanju dužnosti

5) situacije, odnose i okolnosti koji jesu ili mogu biti sukob interesa, mjere za otklanjanje sukoba interesa odnosno mjere za upravljanje i smanjenje potencijalnog sukoba interesa

6) zahtjev za promicanje raznolikosti uprave i nadzornog odbora i

7) planove sukcesije, politike i procedure kreditne institucije za postupanje u slučaju iznenadnih ili neočekivanih odsutnosti ili odlazaka člana uprave odnosno nadzornog odbora s njihovih funkcija

Bitno je naglasiti da ovu politiku o ciljanoj strukturi kada se ista odnosi na ciljanu strukturu uprave kreditne institucije donosi uprava kreditne institucije uz prethodnu suglasnost nadzornog odbora te kreditne institucije, a kada se politika odnosi na ciljanu strukturu nadzornog odbora onda ovu politiku donosi glavna skupština kreditne institucije.

Dodatno, člankom 22. stavkom 1. Odluke traži se od kreditne institucije donošenje politike o postupku procjene primjerenosti, a kojom će politikom kreditna institucija propisati najmanje sljedeći sadržaj:

1) stručnu službu odgovornu za provedbu procjene primjerenosti predsjednika uprave, pojedinog člana uprave, člana nadzornog odbora i nositelja ključnih funkcija u kreditnoj instituciji

2) postupak procjene primjerenosti uključujući rokove dostave dokumentacije, rokove i način provedbe postupka, način očitovanja osobe koja se procjenjuje i izvješćivanje o rezultatima postupka

3) informacije i dokumentaciju koje predsjednik uprave, član uprave, član nadzornog odbora odnosno nositelj ključne funkcije treba dostaviti kreditnoj instituciji za provedbu procjene

4) situacije, događaje i okolnosti zbog kojih je potrebno izvršiti izvanrednu procjenu primjerenosti pojedinog člana uprave, nadzornog odbora i nositelja ključne funkcije i

5) oblik i način čuvanja dokumentacije o provedenom postupku procjene primjerenosti.

Važno je istaknuti da ovu politiku o postupku procjene primjerenosti donosi i ažurira uprava kreditne institucije uz prethodnu suglasnost nadzornog odbora kreditne institucije. Radi se o provedbenoj politici kojom će se detaljnije urediti koraci unutar procesa postupka procjene primjerenosti kod same kreditne institucije.

Dodatno, Odluka zahtijeva da ova politika bude jasna, dobro dokumentirana i da bude dostupna svim radnicima kreditne institucije. 

Jasna, lako razumljiva i pregledna politika svakako jamči stručnoj službi odgovornoj za postupak procjene kvalitetnije izvršavanje posla. Dostupnost ove politike svim zaposlenicima kreditne institucije osigurava da su svi zaposlenici upoznati s postupkom procjene primjerenosti, ali i s obvezama koje se traže od njih u okviru vršenja postupka procjene primjerenosti.

Svakako jedan od osnovnih zadataka kreditne institucije jest odrediti stručnu službu odgovornu za provedbu postupka procjene primjerenosti. Sama Odluka ne sadrži detaljnije odredbe o sastavu stručne službe odgovorne za postupak procjene primjerenosti, tako da ostaje na kreditnoj instituciji da samostalno izabere sastav stručne službe odgovoran za postupak procjene primjerenosti. Iako nema konkretnijih odredbi o sastavu stručne službe, mišljenja smo kako bi svakako osobe zaposlene u kadrovskoj službi, a potom i osobe zaposlene u pravnoj i/ili sličnoj službi trebale biti imenovane kao članovi ove stručne službe. Svakako bi trebalo težiti tome da broj članova stručne službe bude neparan, a sve iz razloga kako bi se bez poteškoća mogle donositi odgovarajuće odluke u okviru stručne službe odgovorne za postupak procjene primjerenosti. Jednako tako smatramo dobrim rješenjem da osobe koje su nositelji ključnih funkcija u kreditnoj instituciji i za koje postoji obveza provođenja postupka procjene primjerenosti i utvrđivanja njihove primjerenosti ne budu ujedno i članovi stručnih službi odgovornih za procjenu primjerenosti, a ovo prije svega radi osiguranja i poštivanja načela objektivnosti. 

Kreditna institucija je ovom politikom dužna detaljnije urediti postupak procjene primjerenosti na način da odredi rokove u kojima će se postupak procjene primjerenosti obavljati kao i sam način obavljanja procjene primjerenosti. Bitno je spomenuti da kod propisivanja rokova politikom treba voditi računa i da sama Odluka propisuje određene rokove te da rokovi propisani ovom internom politikom ne bi smjeli biti u suprotnosti s rokovima iz Odluke ili određeni tako da onemoguće ili otežaju poštivanje odredbi o rokovima iz Odluke. 

Spomenuti ćemo članak 16. stavak 1. Odluke koji propisuje da je kreditna institucija dužna najmanje jednom godišnje, i to najkasnije do 30. lipnja tekuće godine za prethodnu godinu, dostaviti Hrvatskoj narodnoj banci ažurirani upitnik iz Priloga 2. Odluke za predsjednika i članove uprave te članove nadzornog odbora i priložiti obrazložene rezultate redovite procjene primjerenosti koju je provela na obrascu iz Priloga 4. Odluke.

Znači, svakako je kreditna institucija svoj postupak procjene primjerenosti i rokove u kojima isti postupak obavlja dužna prilagoditi ovom roku propisanom u članku 16. Odluke.

Također, bitan rok propisan Odlukom jest i rok propisan člankom 13. stavkom 2. Odluke koji kaže da se zahtjev za izdavanje prethodne suglasnosti podnosi Hrvatskoj narodnoj banci najkasnije tri mjeseca prije isteka mandata predsjednika ili člana uprave odnosno člana nadzornog odbora kreditne institucije. U slučaju opoziva, ostavke ili smrti člana nadzornog odbora ako time nadzorni odbor nema najmanje onoliko članova koliko je potrebno da bi na temelju zakona ili statuta mogao valjano odlučivati o radu, kreditna institucija dužna je zahtjev za izdavanje prethodne suglasnosti podnijeti Hrvatskoj narodnoj banci najkasnije dva mjeseca nakon nastupanja navedenih događaja. Naravno, da je i s ovim propisanim rokom bitno uskladiti rokove iz internih politika kao i sam postupak procjene primjerenosti.

Na ovom mjestu ćemo samo skrenuti pažnju i na obvezu kreditne institucije u slučaju prestanka mandata člana uprave i nadzornog odbora propisanu člankom 35. stavkom 5. Zakona o kreditnim institucijama koji kaže da je kreditna institucija dužna bez odgađanja, a najkasnije u roku od tri radna dana obavijestiti Hrvatsku narodnu banku o prestanku mandata člana uprave i nadzornog odbora te navesti razloge za prestanak mandata.

Kod gore opisanih rokova treba uzeti u obzir i datum održavanja glavne skupštine odnosno datum održavanja sjednice nadzornog odbora kreditne institucije, a na kojima se donose odgovarajuće odluke o primjerenosti osoba za koje je proveden postupak procjene primjerenosti.

Način provedbe postupka procjene primjerenosti u svojoj suštini se može podijeliti na inicijalnu procjenu primjerenosti odnosno procjenu koja se obavlja kod imenovanja osobe koja se procjenjuje, redovnu godišnju procjenu primjerenosti i izvanrednu procjenu primjerenosti u slučaju nastupa određenih okolnosti koje zahtijevaju ponovnu procjenu primjerenosti za tog kandidata.   

Kao što je već rečeno radi se o provedbenoj politici kojom treba propisati i način dostave dokumentacije stručnoj službi koja provodi postupak procjene primjerenosti. Dostavljena dokumentacija osim onoga što se traži samom Odlukom mora biti relevantna i ažurna, odnosno takva da omogućuje provođenje postupka procjene primjerenosti i donošenje odluke o primjerenosti kandidata.

Ovom politikom o postupku procjene primjerenosti traži se od kreditne institucije i da propiše situacije kada je potrebno napraviti izvanrednu procjenu primjerenosti pojedinog člana uprave, nadzornog odbora i nositelja ključne funkcije.

Tu svakako treba krenuti od odredbi Odluke. Tako, Odluka u članku 20. stavku 5. kaže da je kreditna institucija dužna bez odgađanja provesti izvanrednu procjenu primjerenosti predsjednika uprave, člana uprave, člana nadzornog odbora ili nositelja ključne funkcije u kreditnoj instituciji kada nastupe okolnosti koje dovode u sumnju pojedinačnu ili kolektivnu primjerenost, a osobito u slučaju nastanka određenog događaja ili situacije koji mogu imati značajan učinak na dobar ugled, poštenje, savjesnost ili neki drugi kriterij na temelju kojeg se provodi procjena primjerenosti, uključujući i slučajeve kada se za člana uprave odnosno nadzornog odbora ili nositelje ključnih funkcija utvrdi da se nalaze u sukobu interesa kojim se ne može upravljati, te u slučaju kada se toj osobi mijenja opseg zadataka i područja nadležnosti. Primjerice, izvanredna procjena primjerenosti bi bila potrebna u slučaju pokretanja kaznenog postupka protiv kandidata za kojeg se provodi postupak procjene primjerenosti, sudjelovanje kandidata u nekom drugom postupku čiji se ishod može negativno odraziti na čast i/ili ugled kandidata za kojeg se provodi postupak procjene primjerenosti, nastanak nekog značajnijeg odnosa kandidata za kojeg se provodi postupak procjene primjerenosti ili s njima povezanih osoba s kreditnom institucijom, dobavljačima, članovima uprave, nadzornog odbora, radnicima kreditne institucije kao i neke druge situacije koje mogu upućivati na sukob interesa.

Treba spomenuti da Odluka Hrvatske narodne banke traži od kreditnih institucija da još donesu i neke dodatne politike. Tako članak 25. stavak 2. Odluke propisuje da je kreditna institucija dužna donijeti Politiku promicanja raznolikosti uprave i nadzornog odbora kojom će omogućiti da se pri imenovanju članova uprave i nadzornog odbora dobije širi raspon stručnih znanja, sposobnosti i radnog iskustva kandidata radi zastupljenosti različitih stajališta i iskustava s ciljem ostvarivanja višeg stupnja neovisnosti mišljenja koje članovi uprave i nadzornog odbora moraju imati pri izvršavanju svojih zadataka. Daljnji je zahtjev Odluke da kreditna institucija ovom politikom mora uzeti u obzir različite aspekte raznolikosti poput obrazovanja i profesionalnog iskustva, spola, dobi i ako je primjenjivo zemljopisnog podrijetla.

Odluka u članku 26. stavku 2. traži od kreditne institucije da donese i Politiku za uvodnu i kontinuiranu edukaciju predsjednika uprave, članova uprave, članova nadzornog odbora, a sve u svrhu trajne prikladnosti njihovih stručnih znanja.

Također, ovdje valja spomenuti još jednu obvezu kreditne institucije prema Odluci, a to je da je kreditna institucija dužna uspostaviti metodologiju za procjenu kolektivne primjerenosti uprave i nadzornog odbora kako je i propisano člankom 24. stavkom 2. Odluke.

Iz ovog kratkog pregleda vidimo da je Odluka pred kreditne institucije stavila priličan broj internih akata koje je kreditna institucija dužna usvojiti i primjenjivati u svom radu.

Svakako prema odluci kreditna institucija ima obvezu najmanje donošenja sljedećih u tekstu navedenih akata politika ciljanje strukture uprave i nadzornog odbora, politiku postupka procjene primjernosti, politiku promicanja raznolikosti uprave i nadzornog odbora i politiku uvodne i kontinuirane edukacije, naravno uz ispunjenje i drugih obveza iz Odluke.

Naravno, kreditna institucija ove interne akte mora i redovito ažurirati, a ovo prije svega u slučaju promjene mjerodavne regulative i propisa.  Također, bitno za važnost ovih internih politika jest i poštivanje odredbi koje se tiču samog donošenja ovih internih akata, odnosno paziti da ovlaštena tijela kreditne institucije usvajaju ove politike, odnosno da se prije usvajanja ovih politika pribavi tražena suglasnost nadležnog tijela kreditne institucije, gdje je tako i propisano.

Kada je riječ o politikama postupka procjene primjerenosti treba spomenuti i bitnu zadaću i obvezu funkcije praćenja usklađenosti koja funkcija prema članku 22. stavku 3. Odluke mora provesti analizu načina na koji politika o postupku procjene primjerenosti utječe na usklađenost kreditne institucije s propisima kao i njezinim internim politikama te izvijestiti upravu i nadzorni odbor kreditne institucije o svim utvrđenim rizicima i pitanjima neusklađenosti.

Iz ovog kratkog pregleda očito je da je Odluka poseban naglasak stavila na kreditne institucije i njihovu obvezu donošenja internih akata kojima će kreditne institucije ovaj postupak i sve njegove dijelove propisati detaljnije.

Može se zaključiti da je od iznimne važnosti imati djelotvorne interne akte koji će svim sudionicima u postupku procjene primjerenosti omogućiti kvalitetno i pravovremeno obavljanje posla i povjerenih zadaća kao i poštivanje propisa vezanih uz postupak procjene primjerenosti onako kako su uređeni Zakonom o kreditnim institucijama i Odlukom Hrvatske narodne banke o procjeni primjerenosti predsjednika uprave, člana uprave, člana nadzornog odbora i nositelja ključne funkcije u kreditnoj instituciji.

Ivan Jakić, dipl.iur.

IZVORI:

Zakon o kreditnim institucijama (Narodne novine 159/13, 19/15, 102/15, 15/18, 70/19, 47/20, 146/20)

Odluka Hrvatske narodne banke o procjeni primjerenosti predsjednika uprave, člana uprave, članova nadzornog odbora i nositelja ključne funkcije u kreditnoj instituciji (Narodne novine broj 20/21)