Što je putni nalog?

Putni nalog kao vjerodostojna isprava je dokaz koji se sastavlja povodom i u vrijeme nastanka službenog događaja, a uz kojeg se obvezno prilažu isprave kojima se dokazuju nastali izdaci. Prije odlaska na službeno putovanje poslodavac radniku treba ispostaviti putni nalog, koji predstavlja osnovni dokument za obračun i knjiženje troškova nastalih na službenom putu. Službenim putovanjem u tuzemstvu, u smislu Zakona o porezu na dohodak (NN 115/2016, 106/2018, 121/2019, 32/2020, 138/2020) i Pravilnika o porezu na dohodak (NN 10/2017, 128/2017, 106/2018, 1/2019, 80/2019, 1/2020, 74/2020, 138/2020, 1/2021) smatra se putovanje do 30 dana neprekidno, radi obavljanja u nalogu za službeno putovanje određenih poslova njegova radnog mjesta, a u svezi s djelatnosti poslodavca. Službenim putovanjem u inozemstvo smatra se službeno putovanje do 30 dana neprekidno iz Republike Hrvatske u stranu državu i obratno te putovanje iz jedne strane države u drugu i iz jednog mjesta u drugo mjesto na teritoriju strane države.

O službenom putovanju svjedoči putni nalog. To je dokument u kojem su navedeni podaci o službenom putovanju te u kojem su priloženi računi, odnosno druge vjerodostojne isprave, a čime se u konačnici dokazuje nastanak službenog putovanja. Putni nalog poslodavcu služi kao dokaz da je radnika uputio na službeni put te predstavlja temeljni dokument za obračun i knjiženje troškova koji su nastali na službenom putu.

Pri odlasku na službeni put poslodavac radniku mora ispostaviti putni nalog. Putni nalog poslodavac može izdati i osobi koja nije u radnom odnosu, odnosno fizičkoj osobi koja se nakon završenog školovanja nalazi na obveznom praktičnom radu, na dobrovoljnoj praksi ili je na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa.  Isto tako, putni nalog se može izdati i fizičkoj osobi izaslanoj na rad u RH po nalogu inozemnog poslodavca i to u svezi s obavljanjem djelatnosti tuzemnog poslodavca, može ga izdati obrtnik sam sebi, kao i neprofitna organizacija, fizičkim osobama koje za tu organizaciju obavljaju poslove iz njihova djelokruga odnosno za njihove potrebe uz naknadu ili bez.

Koji su obvezni elementi putnog naloga?

Pri odlasku na službeni put poslodavac uručuje radniku putni nalog s ispunjenim glavnim elementima (mjestom službenog puta, datumom polaska, brojem putnog naloga, svrhom službenog puta i dr.), a nakon povratka sa službenog puta ispunjavaju se i obračunavaju troškovi, koje nakon pregleda točnosti tih obračuna i vjerodostojnosti dokumentacije, isplatitelj odobrava (likvidira) i isplaćuje.

Poreznim propisima nije utvrđen rok za obračun troškova nastalih na službenom putu, odnosno za ispunjavanje putnog naloga. Međutim, putni nalog trebao bi se predati isplatitelju na uvid u razumnom roku (nekoliko dana), nakon povratku sa službenog puta. Jednako tako, isplatitelji mogu taj rok utvrditi svojim pravilnicima o radu, ugovorima o radu, kolektivnim ugovorima te ostalim internim aktima.

Nadalje, poreznim propisima nije propisan oblik nego samo sadržaj obrasca putnog naloga, što poslodavcima daje mogućnost samostalnog kreiranja izgleda obrasca na temelju kojeg će, prema vlastitim potrebama, obračunati troškove službenih putovanja te takav kreirani obrazac iskoristiti kao vjerodostojnu ispravu za knjiženje troškova nastalih na službenom putu.

Dakle, neovisno o tome u kojem se obliku izdaje (papirnatom ili elektroničkom), putni nalog kao vjerodostojna isprava sadržava osobito sljedeće podatke:

−       nadnevak izdavanja,

−       ime i prezime osobe koja se upućuje na službeno putovanje,

−       mjesto u koje osoba putuje,

−       svrhu putovanja,

−       vrijeme trajanja putovanja,

−       vrijeme kretanja na put,

−       podatke o prijevoznom sredstvu kojim se putuje (ako se putuje automobilom, potrebno je navesti marku i registarsku oznaku automobila, početno i završno stanje brojila – kilometar/sat),

−       vrijeme povratka s puta,

−       potpis ovlaštene osobe,

−       obračun troškova,

−       likvidaciju obračuna te

−       izvješće s puta.

Izvješće s puta na putnom nalogu ne treba se sastojati od dugog teksta, nego treba navesti samo glavne činjenice koje su povezane s konkretnim službenim putom. Ako su se na putu dogodile neke nepredviđene okolnosti (izgubljen neki račun i sl.) ili ako neki troškovi nisu niti nastali (primjerice, troškovi noćenja radi smještaja radnika kod rođaka i sl.), tada je na izvješću s puta potrebno pobliže objasniti navedene situacije.

Uz putni nalog obvezno se prilažu isprave kojima se dokazuju nastali izdaci i to osobito: računi za cestarine, računi za parking, putne karate ili u iznimnim i opravdanim slučajevima preslike putnih karata, računi za smještaj i drugo, bez obzira na način podmirenja izdataka.

Koje su najčešće greške prilikom izrade putnog naloga?

S obzirom na propisan obvezni sadržaj putnog naloga, nedostatak nekog od elemenata može dovesti u pitanje vjerodostojnost putnog naloga i obračuna putnih troškova. Greške prilikom izrade putnog naloga većinom se odnose na nepotpun sadržaj putnih naloga, ali se događaju i u obračunima i računovodstvenom tretmanu isplata.

Greške se mogu odnositi na činjenicu da nije navedena kilometraža (kilometar sata na početku puta i na kraju puta), nije naveden naziv prijevoznog sredstva (marka, tip i registarske pločice), nije navedena detaljna svrha putovanja, već samo poslovni put, da je putni nalog izdan na period dulji od 30 dana, da nisu priloženi putni troškovi (račun za cestarinu, račun hotela i sl.).

Međutim, iako formalno sve može biti dobro odrađeno, napominjemo da je za priznavanje troškova putovanja potrebno imati i račune za nastale troškove i drugu dokumentaciju kojom se može dokazati odlazak na putovanje. U suprotnom, može doći do osporavanja troškova službenog putovanja i plaćanja poreza na dohodak, prireza i doprinosa na sve isplate vezane za službeno putovanje.

Pravo radnika na dnevnicu i ostale troškove službenog puta

Pravo radnika na isplate naknada za troškove službenog putovanja te dnevnica za službena putovanja u zemlji i u inozemstvu utvrđena su izvorima radnoga prava. Zakon o radu, kao temeljni propis radnog prava sadrži samo odredbe o pravu na plaću, naknadi plaće i otpremnini, ali ne i o drugima materijalnim pravima radnika u radnom odnosu. Pravo radnika na dnevnicu i ostale troškove nastale na službenim putovanjima u zemlji i inozemstvu utvrđuje se kolektivnim ugovorom, pravilnikom o radu, ugovorom o radu ili nekim drugim internim aktom poslodavca.

Porezni tretman navedenih troškova uređuju porezni propisi, koji poslodavcima definiraju uvjete pod kojima se dnevnice mogu radnicima isplatiti neoporezivo odnosno bez obračunavanja doprinosa, poreza i prireza, ukoliko je isti propisan. Porezni propisi poslodavcima određuju uvjete pod kojima se dnevnice i drugi troškovi nastali na službenom putu mogu zaposlenicima isplatiti neoporezivo i nisu izvor radnikovih prava.

U slučaju da pravo radnika na dnevnice nije utvrđeno nekim od izvora radnog prava, radnik to pravo niti ne ostvaruje odnosno isto ovisi isključivo o odluci samog poslodavca. Potrebno je napomenuti i da u slučaju ako je neko pravo iz radnog odnosa različito uređeno kolektivnim ugovorom, ugovorom o radu, pravilnikom o radu, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca ili zakonom, primjenjuje se za radnika najpovoljnije pravo.

Ako je pojedino pravo na isplatu naknada radnicima u izvorima radnog prava uređeno u svoti većoj od neoporezive, sukladno propisima o porezu na dohodak, poslodavac radniku mora omogućiti iskorištenje toga prava u punoj svoti, a razliku vrijednosti iskorištenog prava i propisanih neoporezivih svota smatra se primitkom od nesamostalnog rada radnika te podliježe obvezi obračuna i uplate propisanih obveza za javna davanja.

Što su dnevnice za službena putovanja?

Sukladno odredbi članka 7. stavka 11. Pravilnika o porezu na dohodak, dnevnice za službena putovanja u zemlji i inozemstvu jesu naknade za pokriće izdataka prehrane, pića i prijevoza u mjestu u koje je radnik upućen na službeno putovanje i to iz mjesta u kojemu je mjesto rada ili iz mjesta prebivališta/uobičajenog boravišta radnika koji se upućuje na službeno putovanje u drugo mjesto (osim u mjesto u kojemu ima prebivalište ili uobičajeno boravište), a udaljenosti najmanje 30 kilometara.

Troškovi javnog prijevoza (gradskog/prigradskog) koji se odnose na prvi dolazak u odredište službenog putovanja (od zračne luke, autobusnog ili željezničkog kolodvora ili pristaništa do hotela, odnosno mjesta poslovnog sastanka ako nema potrebe za noćenjem) i zadnji odlazak iz odredišta službenog putovanja (od hotela odnosno mjesta poslovnog sastanka ako nema potrebe za noćenjem do zračne luke, autobusnog ili željezničkog kolodvora ili pristaništa), kao i trošak prijevoza do i od zračne luke, odnosno drugog mjesta polaska/dolaska javnim prijevozom od i do mjesta iz kojeg je osoba upućena na službeni put (mjesto prebivališta/uobičajenog boravišta osobe ili mjesto sjedišta poslodavca) smatraju se troškom prijevoza na službenom putovanju i ne podmiruje se iz dnevnice. Pod javnim prijevozom smatra se prijevoz autobusom, vlakom, brodom ili u opravdanim slučajevima automobil /taksi prijevoz.

Prema navedenom, dnevnice za službena putovanja u zemlji jesu naknade koje se isplaćuju za pokriće izdataka prehrane, pića i prijevoza u mjestu u koje je radnik upućen na službeno putovanje. Dnevnice za službeno putovanje isplaćuju se za putovanje iz mjesta u kojem je mjesto rada ili iz mjesta prebivališta/uobičajenog boravišta radnika koji se  upućuje na službeno putovanje u drugo mjesto (osim u mjesto u kojemu ima prebivalište ili uobičajeno boravište), a koje je udaljeno najmanje 30 km radi obavljanja poslova njegovog radnog mjesta navedenih u nalogu za službeno putovanje.

Bitno je istaknuti da se izdaci (nadoknade) za službena putovanja, kao što su dnevnice, obračunavaju i priznaju na temelju urednog i vjerodostojnog putnog naloga i priloženih isprava kojima se dokazuju izdaci i drugi podaci navedeni na putom nalogu. Pod vjerodostojnom se ispravom  smatraju računi, obračuni, odluke, potvrde o cijeni karte i drugo. Uvjeti i iznosi po kojima se dnevnice i drugi troškovi nastali na službenom putu mogu radnicima isplatiti neoporezivo utvrđeni su Zakonom o porezu na dohodak i Pravilnikom o porezu na dohodak.

Koliko iznose neoporezive isplate dnevnica za službena putovanja?

Prema članku 7. stavku 2. Pravilnika o porezu na dohodak, a u skladu s odredbama članka 9. Zakona o porezu na dohodak, oporezivim primicima po osnovi nesamostalnog rada ne smatraju se primitci radnika i fizičkih osoba po osnovi naknada, potpora i nagrada koje im isplaćuje poslodavac i isplatitelj primitka, odnosno plaće, do propisanih iznosa.

Ako je na službenom putovanju na teret poslodavca osiguran jedan obrok (ručak ili večera) neoporezivi iznos dnevnice koji se isplaćuje u novcu umanjuje se za 30% odnosno za 60% ako su osigurana dva obroka (ručak i večera). Doručak koji je uračunat u cijenu noćenja smatra se troškom noćenja i ne smatra se osiguranom prehranom. To znači da ako poslodavac plaća npr. apartman u kojemu nema usluge doručka, ne može neoporezivo omogućiti trošak doručka. Osiguravanje doručka ili nadoknada troška doručka u tom bi slučaju predstavljala oporezivi primitak radnika.

Smatrat će se da je osobi prehrana osigurana i ako je osiguran obrok (ručak i/ili večera):

−       u cijeni kotizacije za prisustvovanja seminarima, stručnim savjetovanjima i slično,

−       u cijeni karte za putovanje brodom,

−       u cijeni zrakoplovne putničke karte, zbog prekida putovanja ili

−       iz sredstava reprezentacije poslodavca.

Dnevnice za službeno putovanje u tuzemstvu koje traje više od 12 sati dnevno mogu se radnicima neoporezivo isplatiti u svoti od 200,00 kuna (puna dnevnica), dok se dnevnice za službeno putovanje u tuzemstvu koje traje više od 8 sati, a manje od 12 sati dnevno neoporezivo mogu isplatiti u svoti od 100,00 kuna (pola dnevnice).

Navedeno znači da ako je radnik na službenom putu u zemlji proveo više od 12 sati, a osiguran mu je jedan obrok (ručak ili večera), poslodavac mu može neoporezivo u novcu isplatiti dnevnicu u iznosu do 140,00 kuna, odnosno ako je službeno putovanje trajalo više od 8, a manje od 12 sati tada se radniku može neoporezivo isplatiti dnevnica u iznosu do 70,00 kuna. Međutim, ako su radniku osigurana dva obroka (i ručak i večera), a radnik je na službenom putu proveo više od 12 sati, neoporezivi iznos dnevnice koji mu poslodavac može isplatiti iznosi do 80,00 kuna ili ako je putovanje trajalo više od 8, a manje od 12 sati, tada mu poslodavac može neoporezivo isplatiti dnevnicu u novcu u iznosu do 40,00 kuna neoporezivo.

Ističemo da ukoliko poslodavac radniku isplati dnevnicu u iznosu višem od propisanog neoporezivog iznosa, jer tako propisuje pravilnik o radu, kolektivni ugovor ili neki drugi izvor radnog prava, razlika iznad propisanog neoporezivog iznosa oporezuje se na isti način kao i plaća radnika.

Iz navedenog proizlazi kako su vrijeme polaska i vrijeme povratka s putovanja najvažnija komponenta obračuna neoporezive dnevnice. Uobičajeno se vrijeme polaska i povratka može lako dokazati kod korištenja autocesta, jer postoji evidentirano vrijeme ulaska i izlaska s autoceste.

Međutim, postavlja se pitanje kako se to može dokazati kada radnik ne koristi autocestu za odlazak na službeno putovanje nego lokalne ceste? U tom slučaju, da je do službenog putovanja uopće došlo, biti će potrebno dokazati drugim troškovima ili dokumentacijom (npr. trošak motela, troškovi reprezentacije, potpisana otpremnica ako se roba dostavljala kupcu i sl.). Za određenje vremena odlaska i povratka s ovakvoga službenog putovanja također se može poslužiti automatizacijom procesa izrade putnih naloga s pomoću podataka iz sustava GPS za praćenje vozila.

Kod obračuna inozemnih dnevnica ključan podatak je trenutak prelaska granice. U skladu s odredbom članka 7. stavka 18. Pravilnika o porezu na dohodak, inozemna dnevnica određena za stranu državu u koju se službeno putuje obračunava se od sata prelaska granice Republike Hrvatske, a dnevnice određene za stranu državu iz koje se dolazi, do sata prelaska granice Republike Hrvatske. Ako se za službeno putovanje u inozemstvo koristi zračni prijevoz, inozemna dnevnica se obračunava dva sata prije vremena predviđenog polijetanja zrakoplova iz posljednje zračne luke u Republici Hrvatskoj do vremena dolaska zrakoplova u prvu zračnu luku u Republici Hrvatskoj.

Ako se za službeno putovanje u inozemstvo koristi brod, dnevnica se obračunava od sata polaska broda iz posljednjeg pristaništa u Republici Hrvatskoj do sata povratka broda u prvo pristanište u Republici Hrvatskoj. Ako se službeno putuje u više zemalja, u odlasku se obračunava dnevnica utvrđena za stranu država u kojoj se počinje službeno putovanje, a u povratku dnevnica utvrđena za stranu državu u kojoj je službeno putovanje završeno.

Za svako zadržavanje odnosno proputovanje kroz stranu državu koje traje duže od 12 sati obračunava se dnevnica za tu stranu državu, a svako zadržavanje u stranoj državi kraće od 12 sati, obračunava se u vrijeme provedeno u idućoj državi u kojoj se provelo više od 12 sati. Pitanje isplata dnevnica za službena putovanja u inozemstvo uređena su Uredbom o izdacima za službena putovanja u inozemstvo koji se korisnicima državnog proračuna priznaju u materijalne troškove (NN 50/1992, 73/1993, 75/1993, 74/1994, 27/2001, 92/2005, 148/2014, 26/2016, 119/2016, 124/2017, 117/2019, 135/2020) i Odlukom o visini dnevnice za službeno putovanje u inozemstvo za korisnike koji se financiraju iz sredstava državnog proračuna (NN 8/2006, 139/2012, 152/2013, 148/2014, 26/2016, 119/2016, 124/2017, 117/2019, 135/2020), kojom su propisane visine dnevnica za pojedine države koje se mogu neoporezivo isplatiti radnicima koji službeno putuju u inozemstvo.

Ivan VIDAS, struč. spec. oec.

LITERATURA:

1. Zakon o porezu na dohodak (NN 115/2016, 106/2018, 121/2019, 32/2020, 138/2020)
2. Pravilnik o porezu na dohodak (NN 10/2017, 128/2017, 106/2018, 1/2019, 80/2019, 1/2020, 74/2020, 138/2020, 1/2021)
3. Anja Božina, Službeni put i nova visina dnevnice za tuzemstvo, RRIF listopad 2019.
4. Iva Marjanović Kavanagh, Putni nalog kao vjerodostojna isprava, RRIF listopad 2021.
5. Dražen Opalić; Ksenija Cipek, Neoporezive isplate dnevnica za službena putovanja, terenskog dodatka i naknade za odvojeni život, Porezni vjesnik 5/2016.